Gestionnaires Administratifs H/F - Université de Savoie Mont Blanc

Affectation : dans une structure de l'université Savoie Mont Blanc en fonction des besoins de rentrée universitaire : administration et pilotage ; scolarité ; ressources humaines ; gestion financière et comptable ; relations internationales ; communication notamment.

Consulter le lien suivant pour plus de détails sur l'université Savoie Mont Blanc : https://www.univ-smb.fr/

1. MISSION

· Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ;

· Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure

· Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

2. ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION

Activités principales :

· Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

· Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)

· Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser

· Retranscrire des informations orales à l'écrit

· Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

· Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité

· Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité

· Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

· Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

· Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

· Classer et archiver des documents

1. COMPETENCES

Savoirs:

· Environnement et réseaux professionnels

· Techniques d'élaboration de documents

· Techniques d'accueil téléphonique et physique

· Culture internet

· Techniques de communication

Savoir-faire:

· Accueillir et prendre des messages

· Accueillir les populations concernées

· Enregistrer et classer les documents

· Rédiger des rapports ou des documents

· Savoir rendre compte

· Travailler en équipe

· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

· Utiliser les outils bureautiques

Savoir-être:

· Travail en équipe

· Adaptabilité et polyvalence

· Autonomie et maîtrise de soi

· Sens de la communication et aisance relationnelle

· Rigueur, sens de l'organisation et priorisation des tâches

· Réactivité, prise d'initiative et proactivité

· Capacité à gérer les urgences dans un calendrier contraint

· Respect de la confidentialité des informations et des données

• SGBD
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Archivage des données
• Pro-activité
• Techniques de communication
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation